Nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft 365, Microsoft Access được tạo ra nhằm giúp người dùng quản lý và truy cập dữ liệu hiệu quả. Với khả năng hoạt động mạnh mẽ cho phép người dùng xem và chỉnh sửa dữ liệu cực kỳ nhanh chóng. Cùng khả năng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ nên Microsoft Access là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng Optimal Agency tìm hiểu về phần mềm này cũng như cách sử dụng Microsoft Access đơn giản, hiệu quả.
Microsoft Access là gì?
Là hệ thống quản trị dữ liệu được cung cấp bởi Microsoft được giới thiệu lần đầu vào năm 1992. Nó trở thành một phần không thể thiếu trong bộ ứng dụng Microsoft Office hỗ trợ người dùng làm việc, học tập hiệu quả. Với khả năng tạo, quản lý, chỉnh sửa và truy cập dữ liệu dễ dàng mà không cần sự am hiểu về lập trình. Hơn nữa, nó cung cấp môi trường trực quan để thiết kế bảng dữ liệu, tạo các truy vấn để trích xuất thông tin, xây dựng biểu mẫu nhập liệu và tạo báo cáo trực quan.
Phần mềm này có nhiều công cụ quản lý cơ sở dữ liệu khác nhau được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp phát triển hệ thống thông tin để quản lý dữ liệu. Bên cạnh đó, nó còn được sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi thông tin hàng hóa, ghi lại chi tiết giao dịch,… Với Access, bạn có thể phân tích và quản lý một lượng dữ liệu khổng lồ. Đồng thời có thể xem, chỉnh sửa, theo dõi và đồng bộ hóa các nguồn dữ liệu cũng như truy xuất cùng sử dụng dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau.
Ngoài khả năng tạo, lưu trữ, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu thì Microsoft Access còn có tính năng nổi trội khác giúp người dùng quản lý dữ liệu hiệu quả. Thiết lập các bảng dữ liệu, nhập liệu từ định dạng như Excel, Database, Web Content,… Tạo sự liên kết giữa các bảng hoặc truy xuất thông tin từ một hoặc nhiều bảng qua liên kết. Tự động hóa quy trình dựa vào VBA, tạo báo cáo, xuất dữ liệu thì các file Excel, CSV, Access, PDF,… Mặt khác, Access còn có chức năng thông báo khi có sự thay đổi để dữ liệu được cập nhật chính xác.
Các đối tượng trong Microsoft Access
Nếu bạn muốn biết cách sử dụng Microsoft Access thì cần phải hiểu những thành phần chính có trong phần mềm này gồm:
Bảng (Table)
Có vai trò quan trọng nhất bởi đây là nơi lưu trữ các dữ liệu được nhập. Các bảng trông giống với bảng trong Excel với các cột và hàng tương ứng với trường và bản ghi. Mỗi cột sẽ có những kiểu dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào ý nghĩa dữ liệu của cột đó thể hiện và bạn có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu cho phù hợp.
Truy vấn (Query)
Nó được hiểu là câu lệnh yêu cầu phần mềm tìm kiếm thông tin chi tiết từ cơ sở dữ liệu. Với khả năng sắp xếp, tính toán cùng nhóm và lọc cũng như nối bảng và thực hiện nhiều tác vụ khác nhau. Dựa vào điều kiện bạn muốn dữ liệu hiển thị thì truy vấn sẽ giúp bạn tìm kiếm, truy xuất và sắp xếp dữ liệu. Bạn có thể kết hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng dựa trên mối liên kết giữa chúng. Ngôn ngữ truy vấn của Access đó là SQL giúp người dùng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Điều này hữu ích khi cần trích xuất thông tin từ một lượng lớn dữ liệu.
Biểu mẫu (Form)
Là một phần quan trọng của những đối tượng trong Microsoft Access hay còn được biết tới là giao diện chính giúp bạn nhập liệu và thực hiện các tác vụ cần thiết. Nó được tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu từ bảng và hướng dẫn người dùng thao tác. Bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc trên dữ liệu dựa vào lập trình VBA và thực hiện các tác vụ trên biểu mẫu. Thông qua biểu mẫu bạn sẽ có cài nhìn trực quan hơn để tương tác với cơ sở dữ liệu.
Báo cáo (Report)
Được thiết kế để định dạng, tính toán và tóm tắt dữ liệu đã chọn ở dạng tài liệu tĩnh có dữ linh động và thường được dùng để trích xuất dữ liệu sang các định dạng khác như Microsoft Word hoặc Excel,… Báo cáo giúp làm nổi bật các thông tin quan trọng cũng như giúp cho dữ liệu trở nên dễ hiểu hơn.
Tại sao nên sử dụng Microsoft Access?
Với những ai đang làm việc với dữ liệu dạng bảng thì cần phải biết cách sử dụng Microsoft Access. Bởi nó sẽ giúp người dùng dễ dàng quản lý các dữ liệu với khối lượng lớn và thực hiện các thao tác phức tạp. Đặc biệt là phần mềm này mang đến cho người dùng những lợi ích vượt trội như sau:
Quản lý dữ liệu hiệu quả
Microsoft Access được thiết kế để phù hợp với mọi đối tượng quản lý dữ liệu ở tất cả các ngành nghề. Đây sẽ là công cụ hữu ích giúp bạn thống kê và quản trị dữ liệu khi sở hữu nhiều dữ liệu dạng bảng có liên kết với nhau. Phần mềm này cho phép bạn chia sẻ các dữ liệu của mình với nhiều người cùng lúc. Điều này tạo ra sự thuận lợi khi bạn làm việc nhóm hoặc hợp tác với đối tác có thể thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu dễ dàng.
Tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng kể cả khi không rành IT
Nếu như bạn không am hiểu về thiết kế hoặc công nghệ thông tin thì không cần quá lo lắng bởi công cụ này sẽ hỗ trợ bạn tối đa. Nó sẽ giúp bạn xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu dễ dàng với giao diện thân thiện, trực quan phù hợp với những người mới bắt đầu. Sở hữu dung lượng lớn và tương thích với ngôn ngữ truy vấn SQL có cấu trúc cùng khả năng tự động hóa công việc qua lập trình VBA.
Dễ dàng cài đặt và sử dụng
Phần mềm được tích hợp trong bộ ứng dụng Microsoft Office nên người dùng có thể dễ dàng cài đặt trên máy tính với hệ điều hành Windows. Nó hỗ trợ đầy đủ các chức năng cho người dùng trong việc quản trị dữ liệu nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu. Người dùng có thể sử dụng phần mềm này để tự động hóa các tác vụ thông thường, tạo báo cáo.
Hoàn toàn miễn phí
Hiện tại, Microsoft đã phát triển phiên bản Access miễn phí dành cho web và thiết bị di động. Nó nằm trong bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến và bạn có thể tải chúng tại Office.com (phiên bản Web) hoặc download ứng dụng trên CH Play, App Store (phiên bản di động). Với Microsoft Access online thì bạn có thể thực hiện liên kết nhiều nguồn dữ liệu được lưu trữ trên các nền tảng khác nhau.
Tại website của chúng tôi còn vô vàn những thông tin bổ ích khác như chiến dịch quảng cáo tìm kiếm trên Google.
Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Access chi tiết, hiệu quả
Tạo cơ sở dữ liệu
Ở phiên bản cập nhật mới nhất năm 2019 thì có nhiều mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn cho người dùng lựa chọn. Hoặc người dùng có thể chọn từ việc tạo một cơ sở dữ liệu trống hoặc sử dụng mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web.
Để tạo cơ sở dữ liệu thì bạn hãy truy cập trên thanh công cụ của Access rồi chọn File và chọn tiếp vào New. Kế tiếp bạn bạn đặt tên File phù hợp với nội dung trong dữ liệu để dễ phân biệt và quản lý. Nếu bạn muốn đổi tên File khi đã lưu thì hãy nhấp chuột phải chọn vào File trong Folder đã lưu rồi nhấp chọn Rename để thay đổi tên file mới.
Nhập dữ liệu
Bạn hãy xác định cấu trúc dữ liệu dựa trên việc xác định thông tin dữ liệu và tìm hình thức cơ sở dữ liệu cho phù hợp. Các loại định dạng dữ liệu phổ biến cho bạn lựa chọn gồm: kiểu biểu mẫu, kiểu truy vấn, kiểu bảng, kiểu báo cáo.
Tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt. Bạn có thể nhập vào bảng theo cách thủ công hoặc sao chép nội dung, dán nội dung. Mỗi dữ liệu sẽ nằm trong cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ tài liệu khác thì hãy chọn Tab External Data sau đó chọn file muốn nhập rồi chọn vị trí muốn lưu dữ liệu. Sau đó bạn hãy chèn cột và hình ảnh với các công cụ có trong Microsoft Access.
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
Nếu bạn muốn tạo liên kết giữa các bảng thì bạn cần nắm rõ về các từ khóa trong bảng. Mỗi bảng sẽ có một định danh riêng, Access tự động tạo cột ID để đánh số cho các mục. Ngoài ra, bảng cũng sẽ chứa các khóa ngoài cho phép nó được kết nối với bảng khác trong cùng cơ sở dữ liệu.
Bạn hãy chọn vào Tab rồi đi đến Database Tools và chọn Relationship để tiến hành thiết lập mối quan hệ giữa các bảng. Để tạo liên kết giữa các bảng thì bạn cần di chuyển chuột từ bảng này đến bảng khác. Sau đó bạn hãy nhấn chọn Inforce Referential Integrity để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu khi kết nối với các bảng.
Tạo một truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
Khi bạn muốn tạo truy vấn trong Access thì bạn hãy mở giao diện Query Design rồi đi đến tùy chọn Create và chọn Tiếp tục thiết kế truy vấn. Kế tiếp bạn hãy tìm đến tùy chọn The Show Table rồi nhấp chuột vào bảng mà truy vấn sẽ được thực hiện rồi nhấn Close. Để thêm các trường thì bạn cần chuột vào cột truy vấn chọn Design.
Tiếp đó bạn hãy thêm các tiêu chuẩn cần thiết cho truy vấn. Khi đó các tiêu chuẩn khác nhau cũng có thể được áp dụng. Sau cùng để thực hiện truy vấn thì bạn hãy chọn Design rồi nhấn Run. Bạn muốn lưu truy vấn thì có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.
Tạo và dùng biểu mẫu
Chọn bảng cần tạo biểu mẫu để quản lý và xem dữ liệu thuận tiện hơn. Ở trong tab Create thì bạn hãy nhấn nút Form thì người dùng sẽ tạo ra một biểu mẫu tự động với các trường trong bảng. Bạn hãy sử dụng mũi tên ở dưới để chuyển đổi giữa các hồ sơ hoặc dùng nút mũi tên để di chuyển hồ sơ đầu tiên đến hồ sơ cuối cùng.
Tạo một báo cáo
Về quá trình tạo báo cáo thì bạn hãy mở ứng dụng Microsoft Access rồi lựa chọn bảng hoặc truy vấn rồi mở tab mới. Kế tiếp bạn hãy xây dựng nguồn cho báo cáo đang trống rồi đưa các trường dữ liệu vào báo cáo. Sau đó bạn hãy tạo nhóm trong báo rồi lưu báo cáo và chia sẻ với người khác.
Microsoft Access là công cụ hữu ích để quản lý và truy cập dữ liệu hiệu quả. Nếu biết cách sử dụng Microsoft Access thì bạn có thể tận dụng tối đa công cụ này để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất công việc.
- Cách tạo Zalo Official Account nhanh chóng và đơn giản
- Đón đầu xu hướng cách thiết lập UID trong Google Analytics
- Cách đăng ký tài khoản Adsense cho YouTube một cách dễ dàng
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng văn phòng này là sự lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn quản lý lượng dữ liệu khổng lồ mà không cần phải có kiến thức chuyên sâu về lập trình. Sở hữu giao diện trực quan bạn có thể dễ dàng tạo ra các cơ sở dữ liệu, nhập liệu và truy xuất dữ liệu chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Bạn có thể bắt đầu ngay lập tức và nhanh chóng ngay cả khi bạn chưa từng làm việc với cơ sở dữ liệu.
Cả Microsoft Access và Excel đều được sử dụng để lưu trữ dữ liệu nên nhiều người lầm tưởng chúng có sự tương đồng. Nếu như Excel là phần mềm bảng tính được sử dụng cho các dự án riêng lẻ thực hiện các phép tính ngắn gọn. Người dùng Excel chỉ làm việc từ vài chục đến vài trăm ô dữ liệu một lúc. Excel là sự lựa chọn tuyệt vời để vẽ biểu đồ, lập đồ thị cho các phép tính và điểm dữ liệu đó. Trong khi đó, Microsoft Access được tạo ra để lưu trữ và quản lý số lượng lớn dữ liệu. Nhờ đó người dùng có thể dễ dàng truy xuất và sử dụng trên nhiều ứng dụng khác nhau. Nếu như người dùng Excel nhập trực tiếp vào bảng tính thì cơ dữ liệu Access được thao tác với nhiều biểu mẫu và truy vấn được tạo sẵn.
