Trợ lý đắc lực của nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp thuận tiện hơn với nhiều tiện ích và công nghệ bảo mật cao đó là Google Workspace. Vậy Google Workspace là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng công cụ này? Hãy cùng Optimal Agency tìm hiểu lời giải đáp trong bài viết dưới đây.
Google Workspace là gì?
Là bộ công cụ và ứng dụng của Google gồm các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides… tạo ra không gian làm việc online cho đội nhóm, doanh nghiệp và tổ chức. Được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và tương tác trực tuyến giúp cải thiện hiệu suất, tăng cường sự cộng tác và tạo điều kiện làm việc hiệu quả.
Nền tảng đám mây mạnh mẽ này có khả năng tích hợp và mở rộng. Các ứng dụng trong bộ công cụ này cung cấp tính năng đám mây, cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ mọi thiết bị kết nối Internet. Google Workspace mang đến khả năng bảo mật cấp cao cho tất cả các dữ liệu và ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép vào tài khoản của bạn.
Cung cấp môi trường làm việc đám mây cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và làm việc trực tuyến, giao tiếp qua email,… Để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp, tổ chức thì Google Workspace có các gói đăng ký dịch vụ khác nhau. Những gói đăng ký này cung cấp các tính năng và dung lượng khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.
Tại sao Google Workspace được doanh nghiệp ưa chuộng?
Sử dụng Google Workspace mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau đây:
Hiệu suất làm việc tăng cao
Google Workspace được biết đến là bộ công cụ cho phép người dùng chia sẻ tài liệu trực tuyến, thảo luận và trao đổi ngay trong ứng dụng. Điều này giúp mọi người trong nhóm có thể cộng tác, làm việc hiệu quả mọi lúc mọi nơi.
Bộ ứng dụng của Google Workspace mang đến cho doanh nghiệp nhiều hình thức liên lạc, trao đổi thông tin dễ dàng, thuận tiện gồm Gmail, Google Meet,… Hơn nữa, Google Workspace còn giúp người dùng lên kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án thông qua Google Calendar và Google Tasks.
Truy cập mọi lúc, mọi nơi
Bạn có thể truy cập vào các tài liệu trên Google Workspace dễ dàng mọi lúc, mọi nơi chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối Internet. Có nhiều ứng dụng trong Google Workspace giúp mọi người có thể làm việc mà không cần kết nối Internet và tự động đồng bộ hóa ngay khi có kết nối Internet. Điều này hạn chế các rủi ro mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
Sử dụng dễ dàng
Những ứng dụng trong Google Workspace có giao diện trực quan, dễ sử dụng và phù hợp với mọi người dùng. Bộ công cụ được tích hợp nhiều ngôn ngữ giúp người dùng thao tác dễ dàng và nhanh chóng. Hơn nữa, Google còn có bộ hướng dẫn sử dụng Google Workspace để hỗ trợ người dùng giải đáp mọi thắc mắc.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Nếu như trước đây bạn phải di chuyển qua lại giữa các nền tảng khác nhau để truy cập và sử dụng dữ liệu. Google Workspace mang đến trải nghiệm liền mạch tạo ra môi trường làm việc thống nhất cho các thành viên trong nhóm. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết từ các ứng dụng của Google hoặc nhà cung cấp thứ 3.
Bảo mật và dễ quản lý
Với sự hỗ trợ của công nghệ trí tuệ nhân tạo cùng công nghệ bảo mật tự động. Google Workspace có khả năng ngăn chặn các mối đe dọa tiềm ẩn để hạn chế việc đánh cắp dữ liệu người dùng. Hệ thống AI thông minh với khả năng tự động phát hiện các vấn đề, phân loại mức độ ưu tiên và xử lý các mối nguy hại. Đồng thời đưa ra các giải pháp bảo vệ tối ưu nhanh chóng và hiệu quả.
Google Workspace có ưu điểm nổi trội hơn các phần mềm khác. Nền tảng đám mây này kết hợp với cơ sở hạ tầng vững chắc giúp người dùng bảo vệ được dữ liệu và hệ thống của doanh nghiệp an toàn. Hơn nữa, người dùng có thể sử dụng tính xác thực 2 yếu tố để bảo vệ tài khoản của Google. Nhà quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy cập dữ liệu và ứng dụng với nhiều tùy chọn như nhóm, vai trò và quy tắc chia sẻ.
Đồng bộ trên mọi thiết bị và tiết kiệm chi phí
Bằng cách sử dụng Google Workspace thì các thành viên trong nhóm có thể làm việc, truy cập dữ liệu trên các thiết bị khác nhau. Công cụ này cung cấp nhiều ứng dụng dành cho thiết bị di động được tối ưu hóa trên thiết bị di động giúp người dùng làm việc thông minh và hiệu quả hơn.
Việc sử dụng Google Workspace miễn phí và trả phí theo tháng giúp doanh nghiệp có thể trải nghiệm đầy đủ các ứng dụng cần thiết phục vụ cho công việc thay vì cài đặt nhiều phần mềm riêng lẻ. Ngoài ra, với các tính năng tự động hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
Các ứng dụng có trong Google Workspace là gì?
Bộ công cụ và ứng dụng được tích hợp trong Google Workspace bạn cần nắm rõ gồm:
Gmail
Sở hữu giao diện trực quan, dễ dùng mà Gmail trở thành một trong những dịch vụ email được ưa chuộng hàng đầu. Ưu điểm nổi trội của ứng dụng này đó là khả năng tạo hộp thư đến tùy chỉnh mang tên miền riêng của doanh nghiệp. Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có thể nâng cao sự chuyên nghiệp và tăng cường độ nhận diện thương hiệu.
Người dùng có thể quản lý và tìm kiếm thông tin dễ dàng trên hàng loạt email nhờ tính năng tìm kiếm thông minh và khả năng lọc email hiệu quả của ứng dụng này. Hơn nữa, Gmail còn hỗ trợ nhiều tài email cùng lúc giúp người dùng có thể chuyển đổi giữa các tài khoản nhanh chóng mà không phải đăng nhập hay đăng xuất liên tục.
Google Drive
Giải pháp lưu trữ đám mây giúp phục vụ nhu cầu lưu trữ đa dạng và số lượng lớn của người dùng. Ứng dụng này không chỉ cung cấp không gian lưu trữ mở rộng theo nhu cầu sử dụng cùng khả năng chia sẻ tệp tin dễ dàng, nhanh chóng.
Với tính linh hoạt trong quản lý tệp tin và tích hợp nhiều tính năng như truy cập từ mọi thiết bị và địa điểm, quản lý tập trung. Google Drive giúp đảm bảo quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả. Hơn nữa, nó còn hỗ trợ các định dạng tệp khác nhau không giới hạn ở tài liệu văn bản, bảng tính, hình ảnh, video, PDF,…
Google Meet
Dịch vụ họp trực tuyến của Google giúp kết nối người dùng qua những phương thức và thiết bị khác nhau. Ứng dụng này cung cấp cho người dùng nền tảng dễ sử dụng với video chất lượng cao. Google Meet là trợ thủ đắc lực cho các buổi họp toàn công ty, hội thảo trực tuyến với số lượng lớn người tham gia.
Công cụ này có nhiều tính năng nổi trội như lên lịch, thăm dò ý kiến, chia sẻ nội dung. Dữ liệu được bảo vệ an toàn với Google Workspace hoặc Google One cao cấp. Với Google Meet, người dùng có thể trải nghiệm các tính năng nâng cao như cuộc gọi nhóm 1000 người với thời lượng 24 giờ.
Google Chat
Là phương thức nhắn tin, trò chuyện hiệu quả và linh hoạt của Google Workspace. Ứng dụng này cho phép các cá nhân hoặc nhóm chia sẻ tệp, hình ảnh và video, trao đổi thông tin qua các trò chuyện riêng tư và nhóm thuận tiện hơn. Điều này giúp tạo dựng mối quan hệ và tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm khi triển khai dự án. Google Chat được đồng bộ trên nhiều thiết bị, bảo mật thông tin và quản lý quyền truy cập dễ dàng.
Bộ công cụ văn phòng Google Docs/Sheet/Form/Slide
Đây là bộ ứng dụng quan trọng nhất cho doanh nghiệp hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực cho 200 người xem và 10 người cộng tác cùng lúc. Những ứng dụng đều cung cấp lịch sử phiên bản giúp dễ dàng theo dõi và hoàn tác thay đổi với quyền truy cập và kiểm soát bởi nút Chia sẻ. Hơn nữa, bộ ứng dụng này còn tương thích với tệp từ Microsoft và tích hợp nhiều tiện ích qua Google Workspace Add-ons.
Google Calendar
Nằm trong số các công cụ giúp người dùng quản lý lịch trình tối ưu để bạn và các nhóm dự án quản lý thời gian hiệu quả. Công cụ này có khả năng lên lịch cho các sự kiện, tạo cuộc họp và lời nhắc nhờ giúp mọi người nghiêm túc thực hiện theo lịch trình và không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào. Người dùng có thể chia sẻ lịch với đồng nghiệp và tối ưu hóa việc lập kế hoạch. Google Calendar có thể tìm kiếm thời gian phù hợp cho tất cả mọi người.
Cách đăng ký tài khoản Google Workspace để sử dụng
Sau khi đã hiểu được những lý do nên Google Workspace là gì cùng tìm hiểu về bộ ứng dụng của công cụ này. Chúng ta hãy cùng nhau khám phá về cách tạo tài khoản Google Workspace để sử dụng:
Bạn truy cập vào trang web: https://workspace.google.com/ rồi nhấp chọn Bắt đầu dùng thử miễn phí. Tiếp đó bạn hãy điền thông tin về doanh nghiệp và số người sử dụng. Kế tiếp bạn hãy nhấn vào Tiếp theo để tạo tài khoản Google Workspace.
Ở giao diện đăng ký tài khoản bạn hãy điền thông tin liên hệ rồi chọn mục Tiếp theo. Trường hợp bạn đã có tên miền thì hãy chọn Có, tôi có miền có thể sử dụng. Còn chưa thì bạn hãy bấm chọn Không, Tôi cần có miền thì bạn sẽ đăng ký tài khoản với một tên miền mới.
Tại đây, bạn hãy điền tên miền Google Workspace của mình rồi chọn Tiếp theo 2 lần. Trong phần Luôn cập nhật, Gửi thông tin cho bạn của bạn thì chọn tùy chọn theo mong muốn. Bây giờ bạn có thể chọn Đồng ý hoặc Không, cảm ơn. Phần này được Google Workplace sử dụng để xác minh việc cập nhật thông tin.
Bạn hãy chọn tên đăng nhập cho tài khoản quản trị viên để tiếp tục đăng ký tài khoản Google Workplace. Kế tiếp bạn hãy đánh dấu vào ô I’m not a robot rồi nhấp vào Đồng ý và Tiếp tục.
Khi đó, một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện để thông báo rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google Workplace. Bây giờ bạn hãy nhấp vào Chuyển tới thiết lập rồi nhấp vào Kích hoạt. Bạn hãy đăng nhập vào trang quản trị DNS tên miền của chính bản thân bạn và cấu hình các bản ghi DNS theo hướng dẫn chi tiết của Google.
Để kết thúc quá trình đăng ký tài khoản Google Workspace thì bạn hãy nhấp vào Kích hoạt Gmail khi đã thêm các bản ghi. Hoàn tất các bước thì bạn đã kích hoạt dịch vụ Gmail thành công thì bạn có thêm đồng nghiệp vào. Quá trình này có thể mất đến 30 phút đến 24 tiếng để hệ thống cập nhật đầy đủ bản ghi DNS.
Qua những nội dung mà chúng tôi đã chia sẻ trên đây thì bạn có thể hiểu được Google Workspace là gì cùng những lý do nên sử dụng công cụ này. Bên cạnh đó bạn có thể đăng ký tài khoản Google Workspace thành công để sử dụng. Ngoài thông tin chúng tôi vừa đề cập ở trên, tại Optimal còn cung cấp dịch vụ cho thuê tài khoản Google Ads.
Bài viết liên quan:
- Top 5 cách chạy quảng cáo Google miễn phí 2024
- Cho thuê tài khoản Google chạy Dropshipping
- Các chính sách quảng cáo của Google 2024 bạn nên biết
Câu hỏi thường gặp
Với người sở hữu tài khoản Google hiện đã có thể sử dụng miễn phí hầu hết các ứng dụng trong Google Workspace gồm: Gmail, Calendar, Google Drive, Google Docs,… Tuy nhiên, Google đã giới thiệu một phiên bản trả phí với những cải tiến tiện ích đáp ứng nhu cầu mở rộng tính năng của người dùng. Đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp, tổ chức hoặc các đơn vị thường xuyên cần sử dụng cao cấp như email marketing, tổ chức hội nghị video chuyên nghiệp, dịch vụ đặt lịch hẹn,…
Về bản chất thì Google Workspace là phiên bản mới được mở rộng và cập nhật nhiều tính năng, ứng dụng nâng cao hơn. Đặc biệt là Google Workspace hỗ trợ chế độ cộng tác linh hoạt. Nếu như trước đây, G Suite thì doanh nghiệp phải di chuyển giữa các ứng dụng khác nhau như Docs, Meet, trang tính, Gmail,… Trong khi ở phiên bản Google Workspace thì tất cả chúng đã được tập hợp tại một khu vực chung và có mối liên quan chặt chẽ với nhau.
